Bagaimana cara membuat surat rasmi? Berikut dikongsikan contoh surat kiriman rasmi beserta format buat panduan mereka yang memerlukannya termasuk ibu bapa dan pelajar. Surat merupakan satu instrumen komunikasi konvensional yang masih digunakan secara meluas di Malaysia terutama surat kiriman rasmi. Namun kecanggihan teknologi menyebabkan penulisan surat telah secara beransur digantikan dengan applikasi atas talian atau online untuk beberapa urusan rasmi.
Surat kiriman (official) dikarang untuk kegunaan pelbagai tujuan seperti surat permohonan pekerjaan, mohon rayuan dan makluman perkara seperti perletakkan jawatan. Dokumen bertulis ini dilihat bukan sahaja sekadar instrumen penyampaian khabar ataupun berita. Ianya juga bertindak sebagai dokumen bertulis yang digunakan dalam membuat perjanjian, transaksi maklumat dan sebagainya. Surat merupakan satu elemen dalam memastikan urusan pentadbiran yang efektif dan efisien. Oleh itu, surat perlu di buat dan dikelolakan dengan cermat serta mematuhi format rasmi.
Contoh Surat Kiriman Rasmi Beserta Format Penulisan
Umum sedia maklum, surat rasmi adalah satu karangan yang berformat dan ditulis dalam urusan rasmi sahaja. Tujuan penulisan surat kiriman rasmi adalah untuk :-
1.Surat permohonan : Memohon pekerjaan, bantuan, lawatan sambil belajar
2. Aduan dan bantahan : Kerosakkan jalan, pencemaran
3. Surat pesanan : Memesan buku cerita, uniform sekolah
4. Surat rayuan : Rayuan kemasukan kolej vokasional, rayuan permohonan derma dan bantuan kewangan serta keputusan UPSR, PT3, SPM
5. Makluman ketidakhadiran ke sekolah
6. Surat Jemputan : jemputan sebagai penceramah
A. Teknik Penulisan
Untuk menulis surat berbentuk penulisan surat kiriman ini, anda perlu mengikut teknik penulisan yang betul seperti berikut :-
1.Elakkan kesalahan ejaan
2. Menggunakan ejaan dan tanda baca dengan betul apabila menulis surat kiriman rasmi : huruf besar, huruf kecil, koma, noktah dan sebagainya
3. Perlu menulis gunakan bahasa yang mudah, tepat dan padat
4. Elakkan bahasa kiasan dan ungkapan peribahasa.
B. Format Penulisan Surat Kiriman Rasmi
Ianya adalah bersifat formal dan ditulis untuk kepentingan umum. Ianya mempunyai format yang berbeza dengan surat kiriman tidak rasmi. Untuk menghasilkan surat yang betul, anda perlu mematuhi format penulisan surat seperti berikut :-
i) Alamat, Tarikh Dan Perkara
-Alamat pengirim : Letakkan di sudut kiri surat
-Garisan melintang : Selepas alamat pengirim
-Alamat penerima : Gariskan baris akhir alamat (negeri penerima)
-Tarikh : Diletakkan di sebelah kanan surat iaitu sebaris dengan baris akhir alamat penerima.
-Panggilan hormat / gelaran penerima : Perlu diletak tanda koma dihujungnya.
-Tajuk atau Perkara : Gariskan dan gunakan huruf besar pada setiap perkataan tanpa noktah di hujungnya.
ii) Isi Surat
-Perenggan pertama : Ditulis dari tepi surat dan tidak bernombor.
-Para Perenggan kedua dan seterusnya : Diletakkan nombor (contoh: 2. )
-Perenggan penutup : Ditulis dari tepi surat dan tidak bernombor.
-Pengakuan dan tanda tangan pengirim : Diletakkan di sudut kiri bawah surat. (selang satu baris)
-Nama pengirim : Gunakan huruf besar iaitu dalam kurungan.
-Jawatan pengirim – selepas nama pengirim.
C. Contoh Surat Kiriman Rasmi
Berikut dikongsikan 2 contoh surat rasmi buat panduan mereka yang ingin membuat satu karangan surat untuk tujuan tertentu seperti untuk membuat aduan rasmi kerajaan jalan rosak dan berlubang.
Persatuan Pengakap,
Sekolah Kebangsaan Taman Sutera,
80150 Johor Bahru,
Johor Darul Takzim
__________________________________________________________
Tuan Guru Besar,
Sekolah Kebangsaan Taman Sutera,
80150 Johor Bahru,
Johor. 05 Mei 2022
Tuan,
Memohon Mengadakan Perkhemahan Tahunan Pengakap
Berhubung perkara di atas, Saya Muhammad bin Abu Bakar, Setiausaha Pasukan Pengakap Sekolah Kebangsaan Taman Sutera ingin memohon untuk mengadakan Perkhemahan Tahunan Pasukan Pengakap.
2. Untuk makluman pihak tuan, Ahli Jawatankuasa Persatuan Pengakap sekolah telah merancang untuk mengadakan aktiviti perkhemahan tahunan. Butir-butir perkhemahan adalah seperti ketetapan berikut ;
Tarikh : 6 Jun hingga 9 Jun 2022
Tempat : Padang Sekolah
Peserta : 45 orang ahli pengakap
3. Tujuan perkhemahan ini diadakan adalah sebagai aktiviti tahunan pertubuhan ini. Selain itu, perkhemahan ini diadakan untuk memberikan pengalaman di samping dapat memupuk nilai-nilai murni dalam kalangan murid seperti berdisiplin, bekerjasama, berdikari dan sebagainya.
4. Kami berharap pihak tuan dapat menimbang permohonan ini. Kami juga berharap pihak tuan dapat memberi maklum balas secepat mungkin agar kami dapat membuat persediaan awal. Sekiranya tarikh yang kami cadangkan itu tidak bersesuaian, maka pihak tuan bolehlah mencadangkan tarikh yang lain.
Kerjasama daripada pihak tuan amat kami hargai dan kami dahului dengan ucapan ribuan terima kasih.
Sekian, terima kasih.
Yang menjalankan tugas,
Muhammad
…………………………………
(MUHAMMAD BIIN ABU BAKAR)
Setiausaha Persatuan Pengakap
Sekolah Kebangsaan Taman Sutera.
Contoh Surat No 2
Persatuan Matematik,
Sekolah Kebangsaan Taman Perling,
Persisiran Perling 1
81200 Johor Bahru,
Johor Darul Takzim.
__________________________________________________________
Tuan Pengarah,
Yeo Hiap Seng (M) Berhad,
6 Miles Jalan Kota Tinggi,
Pandan, 81100, Johor Bahru,
Johor 21 APRIL 2023
Tuan,
Memohon Kebenaran Untuk Melawat Kilang
Merujuk kepada perkara di atas. Persatuan Matematik dari Sekolah Kebangsaan Taman Perling ingin memohon kebenaran pihak tuan untuk mengadakan satu lawatan sambil belajar ke kilang tuan.
2. Kami mendapati kilang tuan merupakan kilang yang terbesar dan dilengkapi jentera-jentera yang tercanggih. Kami tertarik untuk mengetahui proses menghasilkan pelbagai produk makanan dan minuman. Kami juga ingin mengetahui tentang proses pemasaran produk itu.
3. Kami bercadang mengadakan lawatan ke kilang tuan pada 15 Mei 2023. Rombongan kami terdiri daripada tiga puluh orang murid dan tiga orang guru. Kami dijangka tiba ke kilang tuan kira-kira pukul 11.00 pagi dengan sebuah bas sekolah.
4. Sekiranya tarikh tersebut tidak sesuai, sila hubungi kami supaya kami dapat menukar tarikh yang lebih sesuai secepat mungkin. Kami berharap agar mendapat keizinan daripada pihak tuan. Kerjasama daripada pihak tuan amat dialu-alukan.
Sekian, terima kasih.
Yang benar,
Ahmad
(AHMAD BIN ABDULLAH)
Setiausaha,
Persatuan Matematik,
SK Taman Perling.
Semoga perkongsian di atas boleh dijadikan buat anda dalam membuat surat bertulis untuk tujuan rasmi. Gunakan teknik yang dikongsikan agar surat yang anda karang dapat menarik perhatian penerima surat.
Rel : tuan puan, contoh surat rasmi tidak hadir ke sekolah, penulisan surat rasmi, nama penerima, format surat rasmi kerajaan, tarikh surat, nama penuh,